Thuê ngoài nhân viên là việc thuê các cơ quan hoặc công ty bên ngoài để xử lý các công việc hoặc chức năng cụ thể mà thường sẽ do nhân viên nội bộ thực hiện. Điều này có thể bao gồm các vai trò trong các lĩnh vực như CNTT, dịch vụ khách hàng, nhân sự, kế toán và nhiều lĩnh vực khác. Thay vì thuê nhân viên toàn thời gian, các công ty ký hợp đồng với các nhà cung cấp bên thứ ba để quản lý những trách nhiệm này, điều này có thể dẫn đến tiết kiệm chi phí, tăng tính linh hoạt và tiếp cận các kỹ năng chuyên môn.

Thuê ngoài nhân viên hoạt động như thế nào?

1. Xác định nhu cầu

Đánh giá năng lực nội bộ: Xác định các chức năng không phải là cốt lõi của doanh nghiệp bạn hoặc cần các kỹ năng chuyên biệt.

 

Xác định mục tiêu: Thiết lập những gì bạn muốn đạt được thông qua thuê ngoài, chẳng hạn như giảm chi phí, cải thiện hiệu quả hoặc tiếp cận các kỹ năng.

2. Chọn nhà cung cấp dịch vụ

Tìm hiểu các lựa chọn: Tìm kiếm các công ty thuê ngoài uy tín có kinh nghiệm trong ngành của bạn.

 

Đánh giá đề xuất: Yêu cầu báo giá và so sánh các dịch vụ, giá cả và chuyên môn.

 

Kiểm tra tham chiếu: Trao đổi với các công ty khác đã sử dụng nhà cung cấp để đánh giá mức độ hài lòng.

 

3. Thương thảo điều khoản

 

Thỏa thuận hợp đồng: Xác định phạm vi công việc, thời gian, giá cả và các chỉ số hiệu suất trong hợp đồng chi tiết.

 

Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA): Thiết lập các kỳ vọng rõ ràng về sản phẩm bàn giao và tiêu chuẩn chất lượng.

4. Quá trình chuyển giao

Chuyển giao dữ liệu và kiến thức: Cung cấp cho đối tác thuê ngoài các thông tin cần thiết, công cụ và quyền truy cập vào hệ thống.

 

Tích hợp: Đảm bảo rằng nhân viên thuê ngoài có thể làm việc liền mạch với đội ngũ và hệ thống hiện có của bạn.

5. Đào tạo

 

Đào tạo: Cung cấp bất kỳ khóa đào tạo nào cần thiết cho nhân viên thuê ngoài để làm quen với quy trình và văn hóa của công ty bạn.

 

Giao tiếp: Duy trì các kênh thông tin mở để phản hồi và làm rõ.

 

6. Giám sát và quản lý

 

Theo dõi hiệu suất: Đánh giá thường xuyên hiệu suất của nhân viên thuê ngoài dựa trên các chỉ số đã thiết lập.

 

Phản hồi: Thiết lập các quy trình phản hồi liên tục để giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh.

 

 

7. Quản lý mối quan hệ lâu dài

 

Kiểm tra định kỳ: Duy trì các cuộc họp thường xuyên để thảo luận về hiệu suất, thách thức và cơ hội cải thiện.

 

Điều chỉnh hợp đồng khi cần: Sẵn sàng đàm phán lại các điều khoản dựa trên nhu cầu kinh doanh thay đổi hoặc kết quả hoạt động.

 

Lợi ích của thuê ngoài nhân viên

 

Hiệu quả chi phí: Giảm chi phí nhân công và loại bỏ các chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi.

 

Tiếp cận chuyên môn: Cho phép các công ty tiếp cận các kỹ năng và công nghệ chuyên môn mà nội bộ không có.

 

Khả năng mở rộng: Cung cấp sự linh hoạt để tăng hoặc giảm nguồn lực tùy theo nhu cầu dự án.

 

Tập trung vào các hoạt động cốt lõi: Cho phép các công ty tập trung vào các chức năng chính của doanh nghiệp thay vì các công việc vận hành.

 

Giảm thiểu rủi ro: Giảm rủi ro liên quan đến luân chuyển nhân viên, tuân thủ pháp luật và các vấn đề nhân sự khác.

 

Các yếu tố cần xem xét

 

Sự phù hợp về văn hóa: Đảm bảo rằng đối tác thuê ngoài phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty bạn.

 

Kiểm soát chất lượng: Thực hiện các biện pháp để duy trì chất lượng công việc và đáp ứng thời hạn.

 

Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm được bảo vệ, đặc biệt là khi thuê ngoài các chức năng liên quan đến CNTT hoặc dữ liệu.