Uniting Talent
with
Opportunity
Trước tình hình dịch COVID-19 diễn biến phức tạp, các doanh nghiệp đã dần chuyển sang hình thức làm việc từ xa với nỗ lực bảo vệ sức khoẻ nhân viên và làm chậm sự lây lan của dịch bệnh theo chỉ thị giãn cách xã hội. Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp điều này không hề dễ dàng. Đòi hỏi cần có phương án quản lý hiệu suất công việc từ xa thật sự hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo giúp doanh nghiệp quản lý hiệu suất công việc và kết nối với nhân viên một cách có tối ưu nhất.
1. Cơ sở pháp lý khi xây dựng quy định về làm việc từ xa của doanh nghiệp
Việc xây dựng quy định về làm việc từ xa sẽ đặt ra nhiều rủi ro cả về mặt pháp lý và quản trị đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt là các vấn đề liên quan đến bảo vệ thông tin nội bộ của tổ chức. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc một số hoạt động sau đây để có thể bảo vệ bí mật kinh doanh khi chuyển đổi hình thức làm việc mới:
- Triển khai công cụ lưu trữ các thông tin mật của doanh nghiệp. Yêu cầu người lao động sử dụng phần mềm làm việc đăng nhập bằng email do doanh nghiệp cấp để truy cập các tập tin đính kèm.
- Các chính sách sở hữu trí tuệ mới nên được cập nhật vào hợp đồng lao động, nội quy lao động, quy chế bảo mật, quy chế làm việc nội bộ và các tài liệu liên quan khác của doanh nghiệp để đảm bảo cơ sở pháp lý của các quy định đặt ra.
Triển khai các công cụ lưu trữ để các thông tin mật của doanh nghiệp - Ảnh minh họa: Internet
2. Đảm bảo sức khỏe, tuân thủ giãn cách xã hội cho nhân viên
Khi tình hình dịch Covid-19 diễn biến ngày càng phức tạp, ưu tiên hàng đầu của mọi tổ chức trong thời điểm hiện tại là cần chủ động triển khai các biện pháp phòng chống dịch như cho phép nghỉ các trường hợp có nguy cơ, chuyển sang hình thức làm việc từ xa, tầm soát định kỳ và bố trí người lao động ở lại công ty để đảm bảo quản lý được chặt chẽ nhất.
Theo quy định, các doanh nghiệp chỉ được phép hoạt động với điều kiện phải bảo đảm an toàn, tuân thủ nghiêm nguyên tắc "3 tại chỗ” và "một cung đường, hai điểm đến” nhằm bảo vệ sức khỏe, tuân thủ giãn cách xã hội cho nhân viên. Đối với các trường họp hoạt động không bảo đảm các yêu cầu công tác phòng chống dịch sẽ bị xử phạt nghiêm.
3. Trang bị đầy đủ các công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa
Về cốt lõi, làm việc từ xa cũng cần đảm bảo các yếu tố cơ bản giống như làm việc tại văn phòng để có thể cộng tác, chia sẻ ý tưởng và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Đảm bảo trang bị đầy đủ các công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa - Ảnh minh họa: Internet
Do đó, các doanh nghiệp cần đảm bảo mỗi nhân viên đều được trang bị các công nghệ cơ bản để hoạt động hiệu quả khi làm việc từ xa như: máy tính xách tay, quyền truy cập vào phần mềm thiết yếu, VPN, hệ thống chia sẻ tệp, điện thoại di động và WiFi tốc độ cao.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần cung cấp quyền truy cập vào các công cụ cộng tác, giao tiếp phù hợp như ứng dụng nhắn tin và trò chuyện nội bộ. Đồng thời đào tạo về cách sử dụng các ứng dụng trên để giúp việc quản lý và triển khai công việc từ xa hiệu quả hơn.
4. Duy trì năng suất làm việc và tương tác với nhân viên
Thực tế cho thấy, việc tuân thủ giãn cách xã hội do Covid-19 và làm việc tại nhà khiến nhiều người cảm thấy bị cô lập, giảm năng suất cũng như sự tương tác trong công việc. Do đó, các doanh nghiệp cần chủ động hơn trong việc nâng cao tinh thần làm việc để đảm bảo nhân viên vẫn cảm thấy được kết nối ngay cả khi không làm việc gần nhau.
Doanh nghiệp cần chủ động hơn trong việc duy trì năng suất làm việc và tương trực tuyến với nhân viên - Ảnh minh họa: Internet
Các buổi nói chuyện cà phê hay tham gia trò chơi, câu lạc bộ sách trực tuyến cũng là cách giúp doanh nghiệp có thể kết nối các nhân viên với nhau trong giai đoạn hiện tại. Việc duy trì các cuộc gọi hoặc video thường xuyên để thảo luận các vấn đề liên quan đến công việc, cuộc sống sẽ giúp nhân viên cảm thấy được kết nối và làm việc cùng nhau dễ dàng hơn.
5. Khám phá các địa điểm làm việc thay thế văn phòng
Trong một số trường hợp, làm việc tại nhà không phải là một sự lựa chọn tốt nhất khi bạn cần phải truy cập thiết bị hoặc chương trình không thể truy cập từ xa, hay cũng có thể do môi trường xung quanh không thuận lợi để triển khai công việc. Đó là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp phải tìm kiếm các địa điểm làm việc thay thế để đảm bảo nhân viên có thể làm việc hiệu quả trong các tình huống khẩn cấp.
Tuy nhiên, do dịch Covid-19 diễn biến phức tạp và cần phải tuân thủ giãn cách xã hội nên các doanh nghiệp cần xem xét quyền sử dụng các địa điểm được cho phép, nắm rõ quy trình và lịch khử trùng để đảm bảo an toàn cho nhân viên.
6. Thông báo thường xuyên về tác động của đại dịch đối với doanh nghiệp
Trước tình hình dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, việc doanh nghiệp phải thông báo thường xuyên đến nhân viên về tác động của đại dịch đối với tổ chức là điều vô cùng cần thiết. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần thiết lập các kênh phản hồi để đảm bảo nhân viên có được thông tin chính xác khi có bất kỳ mối quan tâm hay thắc mắc nào về những thay đổi trong chính sách làm việc.
Thông báo sớm và thường xuyên đến nhân viên về tác động của đại dịch đối với tổ chức - Ảnh minh họa: Internet
7. Dự trù các tình huống trong quản lý nếu đại dịch vẫn tiếp tục kéo dài.
Để có thể duy trì hoạt động kinh doanh và đảm bảo an toàn cho người lao động, doanh nghiệp cần có phương án dự trù các tình huống trong quản lý nếu đại dịch vẫn tiếp tục kéo dài. Cụ thể, doanh nghiệp có thể cân nhắc triển khai những hoạt động sau:
- Xác định bộ phận đang bị ảnh hưởng bởi đại dịch, nhiệm vụ và vai trò của họ.
- Ghi lại tất cả thông tin kinh doanh quan trọng.
- Đảm bảo an toàn cho nhân viên trong quá trình lao động hoặc cho phép làm việc từ xa.
- Bảo mật tất cả dữ liệu quan trọng, bao gồm cả thông tin nhân viên.
Sự ảnh hưởng của đại dịch đến tình hình kinh doanh trong tương lai là điều mà các doanh nghiệp khó có thể dự đoán trước được. Do đó, việc lên kế hoạch quản lý công việc từ xa là điều vô cùng quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay.
Top page